الموقع الرسمى لوحدة دعم اللامركزية بالاسكندرية
توجيهات إلى المدارس
فور ابلاغ الادارة التعليمية للمدارس بمخصصاتها من الصيانة البسيطة تقوم بعمل الاتى
يدعو مدير المدرسة إلى عقد اجتماع مع العاملين بالمدرسة لمراجعة خطة التحسين المدرسية وتحديد كيف يمكن صرف الاموال التى تلقتها بأفضل الطرق بعد الاطلاع على الاهداف العامة لخطة التحسين المدرسية.
يقوم المسئولين عن خطة تحسين الاداء المدرسى بوضع خطة الانفاق توضح تفاصيل صرف الاموال التى تتلقاها المدرسة
(انظر نموذج 7 الذى يوضح مثال لكيفية صرف اموال الصيانة البسيطة)
ثم يقوموا بإدماج خطة الانفاق المدرسى فى خطة تحسين الاداء الموضوعة
وفقا للجدول رقم 8
يقوم مدير المدرسة بعرض خطة الانفاق على العاملين بالمدرسة وتعديلها في ضوء ملاحظاتهم تقوم ادارة المدرسة بعرض خطة الانفاق على مجلس الامناء في جلسة خاصة لهذا الامر وتعديلها في ضوء ملاحظاتهم، ويعتمدها مجلس الامناء بعد عمل التعديلات النهائية يتم توثيق اجتماع مجلس الامناء المخصص لمناقشة بخطة الانفاق المدرسى فى صورة محضر للاجتماع يوقع عليه كل من مدير المدرسة ورئيس مجلس الامناء
ترسل خطة الانفاق المدرسى المعتمدة إلى مدير الادارة، الذى بدوره، عند رؤية خطة الانفاق المدرسى المعتمدة، يصدر تعليمات إلى القسم المالى بإمكانية حصول المدرسة على مخصصاتها المالية من خلال ألية السلفة المؤقتة
تقوم المدرسة بنشر خطة الانفاق المدرسى فى مكان عام ظاهر للعيان، وتظلل معلقة فى مكانها على مدار العام بأكمله
كما تقوم المدرسة بنشر جميع النفقات التى تمت مقابل خطة الانفاق المدرسى فى نفس
المكان وتظل معلقة طوال العام الدراسى
إجراءات السلفة المؤقتة
أولا: تتقدم المدرسة بطلب صرف سلفة مؤقتة لإدارة الحسابات بالإدارة تبين به الغرض المطلوب منها.) نموذج طلب السلفة )
يتم تحديد قيمتها من واقع إرفاق خطة الانفاق (المقايسات) التى قام بها الفنيين المختصون فى هذا الأعمال واسم من يعهد إليه السلفة بشرط ألا يجوز الترخيص لشخص واحد بأكثر من سلفة فى وقت واحد
ثانيا: الموافقة على الطلب من مدير الإدارة التعليمية
(السلطة المختصة التى لها سلطة الترخيص)
ثالثا : فى حالة الموافقة يتم تحرير استمارة (50 ع.ح ) وهى مكونة من ثلاثة أجزاء، جزأين حرفى ( ا، ب) وهم خاصين الجهة الإدارية ( المدرسة )واعتمادها من رئيس الجهة ( مدير المدرسة) أما الجزء الثالث خاص بإدارة الحسابات بالإدارة التعليمية وبعد ذلك يتم إجراءات الصرف واستخراج الشيك
رابعا :على من بعهدته السلفة إنجاز ما كلف به وتقديم مستندات الصرف ورد الباقى إن وجد
يجوز للمدرسة الحصول على أكثر من سلفة مؤقتة فى نفس الوقت بشرط أن تكون لأغراض مختلفة وعهدة أشخاص مختلفين
المستندات المطلوبة لتسوية السلف المؤقتة
فاتورة أو فواتير الشراء وليس بيان أسعار ويشترط أن تكون الفاتورة مستوفاة الشكل القانونى لها والبيانات الضريبية (اسم وعنوان المورد (التاجر) رقم السجل التجاري. رقم البطاقة الضريبية. رقم الملف الضريبي. اسم مأمورية الضرائب التى يتبعها التاجر. رقم التسجيل بمصلحة الضرائب على المبيعات. أن تكون الفاتورة صادرة للإدارة التعليمية أو المدرسة وليس باسم الشخص و إلا اعتبرت مشتريات بموجبها شخصية وبعدها يتم التوقيع من موجة النشاط على الفاتورة بما يفيد مناسبة الأسعار ومطابقة الأصناف. تاريخ إصدار الفاتورة. بيان القيمة المسددة بالأرقام والحروف.)
قسيمة (33 ع.ح) الدالة على توريد المتبقى من مقدار السلفة المؤقتة فى بعض الحالات
قسيمة (33 ع.ح) الدالة على توريد الدمغات والضرائب المخصومة على الفواتير
محضر الفحص والاستلام على استمارة (194 ع.ح) عن الأصناف التى يزيد قيمتها عن مائتى جنيها إما إن كانت اقل من هذا الحد يكتفى بإقرار على ظهر الفاتورة من المختصين بما يفيد أن الأصناف مطابقة أو عمل محضر على ورقة عاديه بما يفيد مطابقة وسلامة الأصناف عمل إذن الإضافة المخزنى عن الأصناف المستديمة والمستهلكة التى تشترى لغير الاستعمال المباشر مهما كانت قيمتها
ح) للمخازن ارتجاع الكهنة (187 ع.ح) للمخازن فى حالات تركيب أصناف أو قطع غيار جديدة بدلا من التالفة
صورة من المقايسة السابق تقديمها مع مذكرة طلب السلفة المؤقتة للتحقق من الأصناف المشتراه هى نفس الأصناف السابق طلبها من قبل تجمع هذه المستندات وترسل للحسابات بموجب خطاب للاستلام والتوقيع على صورة هذا الخطاب حتى يتم براءة ذمة المسئول عن السلفة وتقوم الحسابات بدورها بعد المراجعة بإجراء القيود المحاسبية لقفل حساب السلفة المؤقتة طرف الشخص
المدة القانونية لتسوية السلفة
المدة القانونية لتقديم المستندات الدالة على صرف السلفة فى الغرض المنصرفة من اجله شهرين من تاريخ صرفها وحتما ولابد أن يتم تسويتها فى نهاية السنة المالية حتى ولم ينقضى الشهرين وإذا تعذر إنجاز أو تنفيذ الأعمال المطلوبة قبل نهاية السنة المالية يجب توريد المبلغ المتبقى من السلفة وتسوية حساب السلفة لإقفالها حسابيا
على انه فى العام المالى التالى لا يمنع من إصدار ترخيص بسلفه مؤقتة جديدة خصما على موازنة العام المالى الجديد لاستكمال الأعمال المتبقية بشرط وجود اعتماد يسمح بالصرف ولا يجوز بأى حال من الأحوال صرف سلفة مؤقتة فى الشهر الأخير من السنة المالية ألا فى الأحوال التى يكون من المؤكد إنجاز العمل الصادر من اجله السلفة قبل نهاية السنة المالية وحالات الضرورة الطارئه ويتم تسويتها قبل نهاية السنة المالية
مسؤولية الشخص الذى يعهد إليه السلفة النقدية المؤقتة يكون الشخص الذى تصرف إليه السلفة المؤقتة مسئولا عن تحقيق أغراضها وكذلك مسئول عن تسويتها خلال المدة القانونية وفى حالة تأخره عن قديم المستندات الدالة على الصرف يكون مسئولا عن سداد غرامة التأخير
